6.- SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR

6.- SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR

         Aspectos a tratar:

            6.1 Fabríquese o cómprese

            6.2 Decisiones en la selección del proveedor

            6.3 Evaluación de los proveedores

            6.4 Relaciones comprador – proveedor

            6.5 Evaluación de las fuentes potenciales

6.1 Fabríquese o cómprese

Debe de existir una buena relación entre proveedor y comprador.

La empresa tiene que tomar la decisión de producir o comprar, pero va depender de una serie de factores, donde se tiene siempre tiene que resaltar el beneficio de la organización. El motivo de comprar es que se quiere asegurar la calidad, cantidad y precio.

Las fábricas que normalmente producen son las que sus pedidos de ciertos materiales son en pocas cantidades, son materiales pequeños, si la empresa tiene la maquinaria adecuada la pude fabricar, y porque fabricarlo resulta más barato que comprarlo.

Pero no siempre fabricarlo va a resultar ser lo más beneficioso, porque pueden haber fallas en la calidad, las cantidades a producir no son las correctas y se puede fabricar de más.

Hay que conocer siempre las fuentes de abastecimiento, algunos se bastan con la memoria, pero se puede aplicar el seguimiento a los proveedores. Implica hacer una evaluación periódica a los proveedores, ya sea una evaluación formal o informal.

Normalmente un comprador asigna todas sus compras a un solo proveedor, porque da su servicio con calidad, buen precio, lo entrega con la oportunidad establecida, y brinda buenos servicios a la organización. Pero el comprador tiene que estar buscando constantemente nuevos proveedores. No es malo darle a un solo proveedor nuestro pedido, malo es que el sea el único proveedor que nos abastezca en la organización.

Otro aspecto que también beneficia a la empresa es comprar junto al proveedor, porque se podrá saber con exactitud los costos, y saber así si nos está dando al mejor precio y a la calidad deseada. Pero no en todos los casos el proveedor va aceptar que el comprador conozca todos sus costos, porque no podría sacar más beneficios. Eso depende de cómo sea nuestro proveedor, si es un proveedor normal, un proveedor comprometido o un socio estratégico.

6.2 Decisiones en la selección del proveedor

El desempeño del proveedor tiene un impacto mayor sobre la productividad, calidad y competitividad de la organización compradora que el considerado por la mayoría de los administradores. La decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras. Mejorar las relaciones entre comprador y vendedor es uno de los aspectos claves, en general en el área de selección del proveedor. Un desempeño relevante del proveedor requiere:

6.3 Evaluación de los proveedores

Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores.

Ejemplo de tales criterios son:

Ø  Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después.

Ø  Cumplimiento de estándar de especificaciones técnicas: se comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el estándar exigido.

Ø  Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc.

Ø  Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.

Además, las actividades de evaluación de los proveedores se deben llevar a cabo en forma continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando con re-evaluaciones periódicas, para garantizar que éstos continúan cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organización.

También resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluación de proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organización, en virtud de que la obtención y el tratamiento de información relativa a los proveedores es una parte más del sistema que permitir mejorar la performance general de una empresa.

      6.4 Relaciones comprador – proveedor

Los factores determinantes generales de la formación de una relación, esto es, independientes del tipo de relación. Se trata de factores dependientes entre sí, en continua interacción unos con otros.

Intención entre las partes.-

La intención de las partes de alcanzar un acuerdo y establecer una relación que beneficie a ambas partes es fundamental para una relación efectiva. Si no existe voluntad, difícilmente se podrá construir una relación, a menos que exista una obligación a ello.

La escasez de recursos.-

 Cuando los recursos son escasos y las empresas son incapaces de generar los resultados requeridos, éstas estarán más proclives a establecer relaciones. Un ejemplo frecuente de esta situación tiene lugar cuando la demanda está disminuyendo, lo cual lleva a fabricantes y a distribuidores a cooperar para tomar acciones conjuntas que permitan hacer crecer esa demanda.

El consenso en el dominio.-

Este consiste en el grado en que las organizaciones aceptan las funciones y objetivos pretendidos por cada una de las partes. Cuanto mayor sea ese consenso mayor es la probabilidad de formación de una relación. De hecho, la existencia de disensiones en el dominio es frecuentemente causa de conflicto.

La concentración entre las empresas del sector.-

Cuanto mayor sea el grado de concentración de una de las partes protagonistas del intercambio mayor será su grado de influencia sobre la otra parte. La tendencia actual en los mercados viene caracterizada por una situación cambiante conducente hacia una cada vez mayor concentración, tanto de compradores como de vendedores.

La necesidad.-

Son aquellos intercambios entre organizaciones que se llevan a cabo para cumplir con requerimientos legales o reguladores, los cuales pueden provenir de las administraciones públicas, la legislación vigente, el propio sector industrial o las entidades y organizaciones profesionales.

La asimetría en el poder.-

Este factor se refiere a la realización de intercambios motivados por el potencial de ejercicio de poder o control sobre otra organización o sobre sus recursos. La asimetría de la relación está determinada por el alcance de la valoración que las partes del intercambio hacen de los recursos de la otra parte. Si los recursos de las dos partes son equitativos, la relación es simétrica; si los recursos de una parte son valorados más que los de la otra parte, la relación es asimétrica. Como señala Buchanan (1992), cuando la relación entre proveedor y cliente es simétrica, el incremento de la dependencia del cliente hacia el proveedor producirá una mejora en la obtención de recursos; en cambio, si la relación entre proveedor y cliente es asimétrica (en beneficio del proveedor), el incremento de dependencia del cliente hacia el proveedor le perjudicará en la consecución de sus beneficios. Los recursos de las partes son desiguales en valor. Los incentivos de las dos partes diferirán.

Los recursos de la parte más dependiente ofrecen poco beneficio y pueden ser reemplazados fácil mente. En consecuencia, la parte dominante tiene poco interés en realizar inversiones en programas específicos con la parte dependiente, al contrario de lo que ocurrirá con la parte dependiente.

La reciprocidad.-

Como factor opuesto a la asimetría, la reciprocidad es un factor básico en la formación de relaciones, especialmente entre empresas. Este determinante enfatiza la cooperación, la colaboración y la coordinación entre las empresas más que el poder o el control. Según la perspectiva de la reciprocidad, las relaciones tienen lugar con el propósito de conseguir objetivos o intereses de mutuo beneficio para las partes. La aplicación de este factor se corresponde con una situación de comportamiento colaborativo e integrador de las partes, en la que predomina el deseo de satisfacer los objetivos de todas las partes. Si bien la reciprocidad puede plantear el problema de la no equivalencia entre lo que las partes intercambian, con lo que se corre el riesgo de producir un trastorno en los intercambios, el ámbito de reciprocidades posibles en el seno de la empresa es tan amplio que no debe ser considerado como una amenaza para la relación de intercambio (Williamson, 1975).

La eficiencia.-

La eficiencia plantea que la formación de una relación es incitada por los intentos de una empresa de mejorar su ratio «input»/»output» interno, no por los deseos de la empresa de ejercer control sobre recursos externos, o por el deseo de obtener beneficios recíprocos. Así, podemos citar como factores de eficiencia el aumento de la rentabilidad de los activos, la reducción del coste unitario del producto o del coste por cliente. Este factor promueve que la empresa tienda a realizar ella misma aquellas funciones que resultan a un coste adecuado.

La estabilidad.-

Frecuentemente la formación de relaciones ha estado caracterizada por una respuesta adaptativa a la incertidumbre del entorno. Una o ambas partes pueden adaptarse para conseguir un ajuste inicial entre sus necesidades y capacidades de cara a construir una relación, pero también esa adaptación es necesaria para el correcto funcionamiento y la expansión de las relaciones ya existentes. La importancia que estas adaptaciones tienen reside en que (Hallen, Johanson y Seyed-Mohamed, 1991):

Pueden implicar considerables inversiones por una o ambas partes (procesos de adaptación de productos a los clientes).

Puede ser vital, sobre todo para el proveedor, para la supervivencia de sus relaciones comercia les con un cliente o grupo de clientes específico.

Las inversiones efectuadas en adaptación entre empresas frecuentemente no pueden ser transferidas a otras relaciones comerciales. Por tanto, las partes quedan vinculadas.

Las adaptaciones pueden tener importantes consecuencias para la competitividad a largo plazo de la empresa.

Asimismo, la incertidumbre del entorno conduce a las empresas a construir relaciones para alcanzar estabilidad.

La legitimidad.-

El entorno, en sus dimensiones social, cultural, legal y política, ejerce presiones sobre la empresa para que ésta justifique sus actividades. Estas presiones motivan a la organización a incrementar su legitimidad para aparecer en armonía con las normas, reglas, creencias y expectativas del mencionado entorno (por ejemplo, respecto al medio ambiente).

Atracción entre las partes.-

La atracción constituye la iniciación en el desarrollo de las relaciones en el canal de comercialización. La atracción resulta del grado en que las partes alcancen unos ciertos beneficios o recompensas. La atracción incluye el dinero, la información, los servicios, la legitimidad o el estatus, ya que estos elementos estimulan la concepción del beneficio o carga que pueda suponer la relación.

6.5 Evaluación de las fuentes potenciales

Una evaluación de potencial puede permitir explorar las posibilidades futuras. Una evaluación de potencial toma en cuenta aspectos considerados en una evaluación psicológica y una evaluación de desempeño y los proyecta.

La evaluación de desempeño puede ser óptima y la de potencial baja, porque una persona puede ser excelente para lo que hace, pero eso no quiere decir que sea buena para el puesto superior.

“El principio de Peter” postula que en una empresa siempre las personas ascienden hasta su nivel de incompetencia, es decir dejan de ser candidatos para el puesto superior cuando demuestran falencias en su desempeño actual. Como consecuencia, luego de cierto lapso, cada posición estaría cubierta por candidatos carenciados, que permanecen en sus puestos porque no muestran condiciones favorables para ascender.