8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS
Los aspectos legales de las compras deben ser
manejados por una persona que conozca leyes y en su caso normatividad
gubernamental aplicable (abogado) y con él deben buscarse que se contemplen los
puntos mínimos necesarios para llevar acabo la compra y venta.
Aspectos
a tratar:
8.1 Autoridad legal del agente de compras
8.2 Responsabilidad del agente de compras
8.3 La orden de compra
8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores
8.5 Cancelación de órdenes y violación
del contrato
8.1
Autoridad legal del agente de compras
En la época actual por la que estamos pasando, que es
de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de
materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc.,
es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización,
ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición
de la organización.
Es por
eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema
de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique,
siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el
dinero presupuestado.
El
proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son
sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los
proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos
de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y
servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras
(aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena
administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al
buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El
aprovisionamiento tiene los siguientes principios:
* Todas
las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.* Se requiere
un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el
abastecedor ofrece.* El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno
conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda.* Una
compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas
para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.* Un
comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.* En suma, el
responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al
producto/servicio a adquirir.* Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.
8.2
Responsabilidad del agente de compras
el agente
de compras suele ¡¡el' también responsable de colocar tales órdenes, como de
seguros, servicios consultivos y pasajes; en una palabra, de todos aquellos
materiales y servicios que deban ser obtenidos por medio de la emisión de una
orden de compra. En el pasado, los departamentos de compras no tenían
atribuciones tan amplias como hoy día; en aquellos tiempos le era permitido a
cada departamento comprar sus propios materiales y equipos.
Las
responsabilidades básicas son:
o
Mantener una continuidad en los suministros teniendo
en cuenta los programas.
o
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las
normas de calidad requeridas.
o
Obtener los productos necesarios al costo total más
bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
o
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado,
así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la
organización.
Ø
Para cumplir sus responsabilidades el agente de
compras debe realizar las siguientes actividades:
o
Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una
de las actividades más importantes de la función de compras, tendente a tener
una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta
frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las
futuras relaciones comerciales con ellos.
o
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos,
con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores,
precios y condiciones de entrega y pago.
o
Negociación permanente de precios, calidad,
presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y
calificación del proveedor.
o
Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como
económico y financiero.
o
Planificación de pedidos por artículo y proveedor,
determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
o
Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de
pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad,
en el caso que lo requiera.
o
Solventar discrepancias en la recepción del producto.
o
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y
calidad
Ø
Para cumplir sus objetivos, la función de compras
consta de actividades netamente
diferenciadas que podríamos resumir como:
o
Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado)
o
Selección de proveedores.
o
Control de las especificaciones de calidad requeridas,
incluyendo empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra
o
Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o
bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el
departamento de marketing (entorno comercial)
o
La gestión de precios, para conseguir compras lo más
económicas posibles.
o
La gestión de plazos y condiciones de entregas, para
conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de
entrega.
o
El seguimiento y control de todas las operaciones
realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
o
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para
evitar pérdidas económicas.
o
Formas de compra.
8.3 La orden de compra
Una orden
de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un
vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operación comercial.
Puede
decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de
determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y
entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le
presenten una factura por la compra de las mercancías.
Se conoce
como orden de compra abierta a aquélla cuya validez dura hasta que su emisor la
cancele expresamente. Cabe mencionar que esto también puede ocurrir por ciertas
razones específicas, como ser que deje de existir el activo implicado, o bien
que su precio de mercado ha superado un límite establecido al comienzo del
acuerdo. Utilizar una orden de compra abierta presenta varias ventajas a los
comercios, algunas de las cuales se explican a continuación:
* En
primer lugar, la orden de compra facilita considerablemente a los empleados el
cálculo de los niveles de inventario adecuados, además de ayudarles a detectar
con más precisión el momento en el cual es necesario realizar un nuevo pedido
de suministros. Del lado del comprador, le permite llevar un control de costos
más eficiente a través del uso de medidas de ahorro, como puede ser un
inventariado de tipo justo a tiempo;
* los
proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de
oportunidades en un negocio gracias a la realización de licitaciones. Es
importante recordar que a mayor competencia más convenientes serán los precios
para el comprador. Además, esto le abre las puertas a influir con más fuerza en
las negociaciones, para obtener contratos más favorables para él;
* Dado
que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables durante un
período determinado de tiempo, ésta sirve para combatir una potencial
inflación;
* Uno de
los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a los
proveedores y a los compradores acerca del costo de los servicios y de los
bienes implicados. Existe una serie de garantías en cuanto al precio, la
cantidad, las condiciones de pago y los requisitos de entrega que genera
tranquilidad a ambas partes;
* da a
los proveedores la seguridad de que obtendrán un cierto ingreso periódicamente;
* Cuando
la orden es de una magnitud considerable y el comprador es una compañía
importante, el vendedor puede usar las órdenes de compra abierta para crear una
línea de crédito.
8.4
Autoridad y responsabilidad de los vendedores
El
vendedor está obligado a entregar al consumidor un bien que sea conforme con el
contrato de compra venta en los términos establecidos en esta ley.
A los
efectos de esta ley son vendedores las personas físicas o jurídicas que, en el
marco de su actividad profesional, venden bienes de consumo. Se consideran aquí
bienes de consumo los bienes muebles corporales destinados al consumo privado.
El
vendedor responderá ante el consumidor de cualquier falta de conformidad que
exista en el momento de la entrega del bien. En los términos de esta ley se
reconoce al consumidor el derecho a la reparación del bien, a su sustitución, a
la rebaja del precio y a la resolución del contrato.
La
renuncia previa de los derechos que esta ley reconoce a los consumidores es
nula, siendo, asimismo, nulos los actos realizados en fraude de esta ley, de
conformidad con el artículo 6 del Código Civil.
8.5
Cancelación de órdenes y violación del contrato
Ø cancelación
de orden y violación de un contrato de compras.
Una orden
de compra es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor y
el comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisición
de materiales. La orden de compra para es la autorización al proveedor para que
envié y cargué al comprador las mercancías especificadas, es muy importante que
la orden de compra abarque de manera concreta y precisa los elementos esenciales
de las compras que se quieran hacer, de manera que se hagan imposible las
interpretaciones erróneas y reduzcan al mínimo la necesidad de intercambiar
correspondencia sobre el asunto.
La
cancelación de orden será cuando:
Ø cancelaciones
por incumplimiento.
En caso
de que el Vendedor incumpla en la realización de sus obligaciones al amparo de
la Orden de Compra, se declare en quiebra, suspensión de pagos, liquidación,
realice una cesión general en favor de sus acreedores o, si es nombrado un interventor
por razón de la insolvencia del Vendedor, o en caso de que el Vendedor incumpla
con alguna disposición o requisito de la Orden de Compra, el Comprador podrá,
mediante aviso por escrito y sin perjuicio de cualquier otro derecho que
pudiera tener, cancelar la Orden de Compra. En caso de cancelación, el
Comprador podrá completar la ejecución de la Orden de Compra a través de los
medios que éste seleccione, y el Vendedor será responsable de cualquier costo
adicional incurrido por el Comprador en este supuesto.
Ø cancelación
por conveniencia.
El
Comprador tendrá el derecho de cancelar, por razón de conveniencia, toda o
parte de la Orden de Compra, en cualquier momento y mediante aviso por escrito
proporcionado al Vendedor. El Vendedor dejará de realizar todos los trabajos
relacionados con la Orden de Compra a partir de la fecha contenida en dicho
aviso de cancelación, no tomará órdenes adicionales y preservará y protegerá
los materiales adquiridos o comprometidos conforme a la Orden de Compra, tanto
trabajos en proceso como terminados, que se encuentren en las plantas del
Vendedor y sus proveedores, así como las instrucciones pendientes del
Comprador, y dispondrá de ellos conforme a las instrucciones del Comprador.
Los pagos
de cancelación o los reembolsos al Comprador, su los hubiere, serán mutuamente
acordados en forma oportuna por el Comprador y el Vendedor, basados en la
porción del trabajo realizado en forma satisfactoria en la fecha de
cancelación, incluyendo el reembolso razonable de utilidades por dichos
trabajos, los gastos razonablemente necesarios que resulten de la cancelación,
apoyados por documentos que satisfagan al Comprador, disposición de trabajo,
materiales y cantidades previamente pagadas por el Comprador.
El
Vendedor renuncia expresamente a reclamar el pago de daños y perjuicios, así
como el de cualquier pérdida de utilidades, contribuciones o daños incidentales
o consecuenciales u otros daños ocasionados por dicha cancelación. El Vendedor
entregará todos los bienes con todas sus garantías aplicables o dispondrá de
los bienes según le instruya el Comprador antes del pago final.
BIBLIOGRAFIAS:
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Del libro: «Dirección de Marketing Conceptos Esenciales», Primera Edición, de
Kotler Philip, Prentice Hall, 2002,.
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Sexta Edición, de Lamb Charles, Hair Joseph y McDaniel Carl, International
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